Si sientes que tus proveedores mandan más que tú, que los precios suben sin explicación y que siempre estás apagando fuegos con entregas tarde o producto flojo, este capítulo es para tí.
No necesitas saber de compras ni de negociación avanzada, necesitas criterios claros, preguntas sencillas y una rutina rápida para decidir con quién seguir y a quién decirle «hasta aquí».
Antes de nada: tú decides, no tu proveedor
Cuando vas con prisa, acabas aceptando casi todo: precios, cambios, retrasos, productos que «no son exactamente lo que pediste pero…»
A partir de ahora, piensa así:
- Tú marcas el estándar.
- Tú decides con quién trabajas.
- Y tu proveedor tiene que ayudarte a que tu Restaurante funcione mejor, no complicarte la vida.
Para eso, vamos a utilizar 4 criterios muy claros:
Calidad (lo que traen es lo que prometen?)
La calidad no es solo que el producto «no esté malo»
Es que cumpla lo que tú necesitas para dar buen servicio cada día.
Preguntas que puedes hacerte sobre cada proveedor:
- El producto llega con buen aspecto, olor, textura y tamaño constantes?
- Ha habido devoluciones por producto en mal estado o muy diferente a lo habitual?
- Mis platos salen siempre igual o cambia el resultado porque cambia la calidad?
- La vida útil de producto es la que necesito, o se me estropea antes?
Si cada semana hay sorpresas con la calidad, esa «oferta barata» sale cara.
Tip: lleva un registro y anota cada vez que haya una incidencia de calidad. No hace falta un sistema complejo, solo dejar rastro.
Fiabilidad (cumple lo que dice, cuando lo dice?)
Puedes tener el mejor producto del mundo, pero si el camión llega tarde o no llega, el problema lo tienes tú en la Sala.
Preguntas clave:
- Suele llegar a la hora que prometa o siempre hay excusas?
- Respeta los días de entrega acordados?
- Te avisa con tiempo si falta algo o te enteras al abrir las cajas?
- Las cantidades son correctas o hay muchos errores de bultos, formatos, etc?
Un proveedor fiable te da tranquilidad.
Uno poco fiable te hace perder tiempo, clientes y reputación.
Regla simple: si cada mes tiene varias «sorpresas» con un proveedor, no es un caso aislado, es un patrón.
Precio real (no solo «lo que pone en la factura»)
El precio real no es solo el precio por kilo o por unidad.
Es lo que de verdad te cuesta usar ese producto en tu cocina.
Piensa en:
- Mermas: cuánto se tira? cuánto se pierde al limpiar, pelar, cortar?
- Rendimiento: cuántas raciones reales saco de un caja, de una pieza, de un litro?
- Devoluciones: cuánto producto tengo que devolver o no puedo usar?
- Tiempo: este producto me hace trabajar más (pelar, cortar, limpiar) o me ahorra mano de obra?
Ejemplo rápido:
Si un pollo más barato te da más merma y menos raciones que otro un poco más caro, el «caro» puede ser en realidad más rentable.
Servicio (te ayuda o te complica la vida?)
El servicio es todo lo que no sale en el precio, pero que marca enorme diferencia en tu día a día.
Preguntas clave:
- Responden rápido cuando hay un problema?
- Te atiende siempre la misma persona (que conoce tu negocio) o cada vez alguien distinto?
- Te ayudan a buscar alternativas cuando falta algo?
- Son flexibles cuando necesitas un cambio puntual en la entrega?
Un buen servicio hace que los problemas sean más pequeños y se resuelvan rápido.
Un mal servicio convierte cualquier incidencia en un drama.
Cómo hacer esta revisión sin perder tiempo
No hace falta un «megaestudio». Con que dediques 30-45 minutos cada trimestre, ya estarás muy por delante de la mayoría.
Pasos sencillos:
- Haz una lista de tus 5-10 proveedores principales.
- Rellena la tabla de memoria, sin ponerte demasiado técnico
- Mira las notas medias y marca con un color: verde (seguir), amarillo (renegociar), rojo (sustituir)
- Elige un sólo proveedor con el que vas a actuar este mes (renegociar o empezar a sustituir)
Lo importante no es arreglarlo todo de golpe, sino ir ganando control poco a poco.
No se trata de ser duro, se trata de ser claro
Muchos responsables de restaurantes aguantan demasiado por no «molestar» al proveedor o por miedo a cambiar.
Pero tu proveedor es un socio, no tu jefe.
Cuando tú tienes claro que quieres (calidad, fiabilidad, precio real y servicio) es más fácil.
- Pedir lo que necesitas
- Decir «esto si» y «esto no»
- Reconocer quién realmente te cuida… y quién no.
Y así, sin grandes teorías, empiezas a proteger el margen de tu negocio y tu tranquilidad mental.
He preparado una hoja de proveedores, si quieres que trabajemos juntos, ver dónde se te está yendo el dinero y diseñar tus criterios a medida de tu Restaurante, puedo acompañarte paso a paso.
Lola Consulting, tu socia en la gestión de Restaurantes
Escríbeme y convertimos tus compras en una heramienta a tu faor, no en un dolor de cabeza.